Método, muito utilizado nos EUA por empresas de TI, busca agilizar a conversa
RIO - A Atomic Object, empresa de desenvolvimento de software do estado de Michigan, nos Estados Unidos, realiza reuniões logo no começo do dia. Os funcionários seguem regras rígidas: a presença é obrigatória, bate-papos sobre assuntos não relacionados ao trabalho devem ser evitados e, acima de tudo, todos devem ficar de pé. As chamadas 'stand-up meetings', nas quais, como o nome já diz, ninguém fica sentado, são parte da cultura do mundo da tecnologia — em constante mutação —, e no qual se sentar passou a ser sinônimo de preguiça.
O objetivo deste tipo de reunião é pôr um ponto final às discussões longas e tediosas, nas quais os participantes falam pausada e pomposamente, jogam "Angry Birds" em seus celulares ou até "se desconectam", perdendo o foco.
A Atomic Object faz cara feia até para mesas durante as reuniões.
— Elas são ótimas para as pessoas lerem ou apoiarem seus laptops — diz o vice-presidente da empresa, Michael Marsiglia.
Ao final das reuniões, que raramente duram mais do que cinco minutos, os funcionários normalmente fazem um rápido alongamento e, aí sim, dão continuidade às tarefas do dia, acrescenta Marsiglia.
A tendência atual de fazer stand-up meetings ganhou força com o uso crescente do Agile, um programa mais ágil de desenvolvimento de ações, divulgado por 17 profissionais do setor de TI, em 2001. O método defende que projetos sejam desenvolvidos em pequenos blocos. Também envolve reuniões em pé diárias, nas quais os participantes devem fazer um briefing sobre três pontos: o que eles fizeram desde a reunião do dia anterior, o que estão fazendo hoje e os obstáculos que estão encontrando para concluir o trabalho.
E, à medida que o Agile passou a ser adotado mais amplamente, as reuniões em pé também se tornaram mais comuns. A VersionOne, que produz o software de desenvolvimento do Agile, entrevistou 6.042 trabalhadores da indústria de tecnologia no mundo inteiro, em 2011, e constatou que 78% realizam reuniões em pé. Até projetistas especializados em escritórios estão criando espaços de trabalho levando em conta esta modalidade de reunião. A fabricante de móveis Steelcase, por exemplo, recentemente lançou a “Big Table”, uma mesa grande e alta projetada para rápidas reuniões, é lógico, em pé.
Realizar reuniões em pé, no entanto, não é novidade, mostra artigo publicado no site do Wall Street Journal. Alguns líderes militares tinham esta mania durante a Primeira Guerra Mundial, de acordo com Allen Bluedorn, professor da Universidade do Missouri (EUA). Diversas empresas adotaram a prática de reuniões em pé ao longo dos anos. Bluedorn realizou um estudo, em 1998, que mostrou que reuniões em pé duravam, em média, um terço das reuniões “comuns’’, aquelas em que todos se sentam, e a qualidade do processo de decisão era mais ou menos a mesma.
Se funcionários se atrasam para o encontro, são obrigados a cumprir tarefas nada agradáveis, como cantar uma música infantil, dar uma volta ao redor do prédio da empresa ou pagar uma pequena multa, diz Mike Cohn, presidente da Mountain Goat Software, também consultor e treinador do método "Agile".
E nada de ficar divagando sobre um determinado assunto por muito tempo: esta é a deixa para que um colega dê o sinal de que é hora de seguir em frente. As empresas só fazem exceções à regra (sentar, por exemplo) para quem está doente, machucado ou grávida — mas não para quem está fora do escritório se comunicando via Skype.
Para agilizar a conversa, porém, vale tudo. Segundo Mitch Lacey, consultor de tecnologia e ex-funcionário da Microsoft, alguns de seus antigos colegas costumavam realizar, em dias mais frios, as stand-up meetings em locais sem calefação, para que terminasse logo, e os participantes pudessem voltar para o aconchego de suas salas. Realizar reuniões antes do almoço é outra forma de acelerar o processo.
Mark Tonkelowitz, gerente de engenharia da News Feed, divisão de notícias da Facebook, faz reuniões em pé de cerca de 15 minutos ao meio-dia, pontualmente.
— A proximidade com o almoço serve de motivação para que os relatos sejam curtos — diz ele.
Mas será que o método funciona? Para o coach Silvio Celestino, autor do blog “Conversa de elevador”, toda ideia que aprimore a comunicação entre as pessoas, para que elas sejam capazes de sintetizar suas ideias ao falar, é válida. Ele ressalta, porém, que esse tipo de iniciativa não pode ser posta em prática a qualquer custo:
— Não pode ser uma ação desesperada para que as pessoas se cansem de ficar em pé e, com isso, apressem o fim da reunião. Se um assunto é urgente, e não há necessidade de análises aprofundadas, então uma reunião rápida, em pé, pode resolver. Mas se o assunto for urgente, e necessitar de profundidade ou abrangência de análise, uma reunião em pé para apressá-lo, pode ser, na verdade, um tiro no pé.
Segundo Celestino, o problema real, que se tenta resolver de forma tosca, é que muitos profissionais se comunicam de modo deficiente e não possuem capacidade de sintetizar uma ideia, um problema ou solução:
— Em geral, uma pessoa muito técnica vai querer apresentar detalhes que são irrelevantes para a tomada de decisão. Portanto, o mais importante não é se uma reunião é feita com pessoas em pé ou sentadas. O que importa é se seus participantes são capazes de se expressar de forma sintética, sempre que possível, detalhada, quando fundamental, e que possam se calar, quando não têm nada a acrescentar aos demais.
Atrasos costumam ser imperdoáveis, além de custarem caro
O coach ressalta que a principal vantagem nesse método é que é transmitida uma mensagem clara de que a pessoa deve ser breve na sua comunicação. Portanto, é um incentivo para que todos aprendam a resumir ideias que considerem relevantes. Outra vantagem é que permite a participação maior das pessoas.
— Em reuniões onde há o acompanhamento de projetos complexos, a participação de todos os envolvidos permite que uma decisão seja comunicada imediatamente. Além disso, quando alguém tem algum problema que envolve mais de uma área, consegue comunicar-se simultaneamente com todos os envolvidos — diz Celestino.
E no Brasil, será que a moda pega? Na opinião de Silvio Celestino, em empresas jovens, como algumas de TI, pode ser que a ideia seja vista como uma solução apropriada em determinadas situações, como follow up de projetos e verificação de rotinas operacionais:
— Particularmente tenho visto empresas que preferem adotar uma ampla área para reuniões rápidas, com mesas, cadeiras e sofás dispostos como em cafeterias. Considero essa solução mais respeitosa com as pessoas do que deixá-las de pé em uma reunião. Em empresas mais tradicionais, ou em reuniões que envolvam decisões estratégicas, é pouco recomendado que se faça o uso dessa modalidade.
De acordo com o artigo do Wall Street Journal, os participantes desaprovam atrasos, e alguns engenheiros obcecados por dados até já computaram os custos que causam. Ian Witucki, gerente de programação da Adobe Systems, especializada em softwares, calculou o custo acumulado dos atrasos diários das ‘stand-up meetings’ ao longo de um ciclo normal de lançamento de um produto, de cerca de 18 meses. O total — cerca de seis semanas de trabalho extra para dois funcionários — se igualou à quantidade de tempo gasto pela empresa para criar as características principais de cada produto. Logo depois, a equipe impôs uma multa de US$ 1 para os retardatários.
— Agora, os empregados correm pelo corredor para chegar a tempo — diz Witucki.
Fonte: Coluna Boa Chance - Jornal O Globo
Obrigado ao amigo Marcus Quintão pela indicação desta reportagem.
